(一)收集

1.各部门（学院）兼职档案员根据本部门历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，准备若干资料盒，及时收集。各类文件材料的归档范围参照《武汉交通职业学院文件材料归档范围和保管期限表》。

2.文件材料的归档数量：正件一份，底稿一份、文件处理单一份。

3.文件材料必须符合文书处理的基本要求，禁止使用铅笔、圆珠笔、彩笔书写，所有字迹不得超过装订线，办公用纸一般采用A4型。

4.收集的重点：

(1)本部门职能活动中形成的文件材料。

(2)其他单位或部门形成的与本部门有密切联系的文件材料。

5.修整

文件材料已破损的，予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。文件材料应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

(二)组件

“件”是归档文件的整理单位。文件材料一般以每份文件为一件，并按照一定的顺序进行件内文件排序。

1.正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2.件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

(三)装订

文件材料的装订依据其厚薄度，采用不同的装订方式：1公分内采用斜口袋（封套）装订，超过1公分使用长尾夹装订。不可使用回形针、大头针、热熔胶、办公胶水、订书针、塑料封等进行装订。

(四)编页

纸质文件材料一般应以件为单位编制页码。逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

(五)分类

流程图：文件材料--> 分年度--> 分类别 --> 分保管期限。

1.根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同的年度。

2.分年度的基础上，将文件材料按《各部门文件材料归档范围和保管期限表》中确

定的类别再次归类。

3.将类别理顺的文件材料按照《各部门文件材料档范围和保管期限表》规定的保管

期限再次分类。

(六)排列

1.同一保管期限下文件材料，按时间结合事由排列。

2.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

(七)编号

1.归档的文件材料应依分类方案和排列顺序编写档号。

2.档号的结构：年度-问题代码-保管期限。如“2018 -XZ11-Y”

3.档号按照以下要求编制：

a)年度：年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2018”。

b)问题代码：问题代码采用4位汉语拼音字母和阿拉伯数字标识，如行政综合代码“XZ11”等。问题代码参见《各部门文件材料归档范围和保管期限表》。

c)保管期限：保管期限分为永久、定期30年，分别以代码“Y”、“30”标识。

(八)编目

1.归档的文件材料应依据档号顺序编制归档文件目录。

归档的文件材料应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。各项目的填写按《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）5.5.2条款的规定执行。

2.归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附件1）。

(九)装盒

1.将归档的文件材料按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

2.填写备考表。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人（见附件2）。要求必须使用碳素墨水填写。

 

 

 

 

 

 

附件1

归档文件目录式样

(资料性附录)

归档文件目录