各学院：

为做好2017级新生档案收集、整理、移交工作，确保每位新生档案齐全、完整、安全归档，现将有关事项通知如下：

一、工作要求

1.归档范围与分工。全日制在校生档案由各学院收集归档，归档范围为：入学前档案(含高中档案、高考报考材料、入团志愿书或团组织关系证明、入党材料等)、学生登记表（一式两份）。

2.档案装袋。各学院在完成新生录取资格审查、党团员身份审核后，将新生档案按“一生一袋”装入档案馆下发的学生档案袋中。如一名学生的入学前档案分装多袋的，请按上述归档范围合并装入一个学生档案袋，。并贴封条盖章、密封移交。

3.档案整理与登记。各学院对新生档案分班级依学号顺序，按学生档案管理的要求填写《新生档案移交明细表》（一式两份、电子版与纸质版）、《新生档案移交汇总表》（一式两份、电子版与纸质版）（见附件），并经各学院党总支书记审核签字。

4.档案移交。各院按照移交时间表（见附件3）于11月28日--12月10日，将封装整理好的新生档案，及经审签的《新生档案移交明细表》、《新生档案移交汇总表》（各表一式两份、电子版与纸质版）一并向档案馆学生档案室移交归档。为避免集中移交等候时间，请各学院依次按时移交。

二、注意事项

1.新生档案袋由档案馆统一制作，请各学院11月6-10日16:30前到档案馆档案综合办公室（图书馆905室）领取。

2.若有2017级新生的党员发展材料，请随同该生入学前档案一并移交档案馆，并在《新生档案移交明细表》“党员发展材料”栏注明“√”。

3.新生档案装袋时若无特殊情况，请不要在档案馆下发的档案袋上做任何标记。若同一班级学生有重名情况，请在档案袋上用铅笔注明该生身份证号码以示区分。

4.《新生档案移交明细表》、《新生档案移交汇总表》是归档备查的依据，应准确填写，避免错漏，且必须与档案材料一一对应。

5.新生档案归档移交前各学院应安全妥善保管，防止丢失、损毁等现象发生。

三、业务指导

1.档案馆学生档案室负责新生档案归档工作的业务指导与监督，办公地点为图书馆905，业务指导人：徐老师，联系电话88756335。

2.为便于新生归档工作业务沟通与交流，请各院指定一名老师作为新生档案主要联系人，并将其姓名、联系电话、QQ号于11月10日前报给徐老师。

3.请各学院负责新生档案的老师加入学生档案工作QQ群：575143267

                                                         档案馆

                                                      2017年11月6日