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关于做好2017级新生档案归档工作的通知
2017-11-06 09:59   审核人:

各学院:

为做好2017级新生档案收集、整理、移交工作,确保每位新生档案齐全、完整、安全归档,现将有关事项通知如下:

一、工作要求

1.归档范围与分工。全日制在校生档案由各学院收集归档,归档范围为:入学前档案(含高中档案、高考报考材料、入团志愿书或团组织关系证明、入党材料等)、学生登记表(一式两份)。

2.档案装袋。各学院在完成新生录取资格审查、党团员身份审核后,将新生档案按“一生一袋”装入档案馆下发的学生档案袋中。如一名学生的入学前档案分装多袋的,请按上述归档范围合并装入一个学生档案袋并贴封条盖章、密封移交。

3.档案整理与登记。各学院对新生档案分班级依学号顺序学生档案管理的要求填写《新生档案移交明细表》(一式两份、电子版与纸质版)、《新生档案移交汇总表》(一式两份、电子版与纸质版)(见附件),并经各学院党总支书记审核签字。

4.档案移交。各院按照移交时间表(见附件311月28日--1210日,将封装整理好的新生档案,及经审签的《新生档案移交明细表》、《新生档案移交汇总表》(各表一式两份、电子版与纸质版)一并向档案馆学生档案室移交归档。为避免集中移交等候时间,请各学院依次按时移交

二、注意事项

1.新生档案袋由档案馆统一制作,请各学院116-1016:30到档案馆档案综合办公室(图书馆905室领取。

2.2017级新生的党员发展材料,请随同该生入学前档案一并移交档案馆,在《新生档案移交明细表》“党员发展材料”栏注明“√”。

3.新生档案装袋时若无特殊情况,请不要在档案馆下发的档案袋上做任何标记。若同一班级学生有重名情况,请在档案袋上用铅笔注明该生身份证号码以示区分。

4.《新生档案移交明细表》、《新生档案移交汇总表》是归档备查的依据,应准确填写,避免错漏,且必须与档案材料一一对应。

5.新生档案归档移交前各学院应安全妥善保管,防止丢失、损毁等现象发生。

三、业务指导

1.档案馆学生档案室负责新生档案归档工作的业务指导与监督,办公地点为图书馆905,业务指导人老师,联系电话88756335

2.为便于新生归档工作业务沟通与交流,请各院指定一名老师作为新生档案主要联系人,并将其姓名、联系电话、QQ号于1110日前报给徐老师

3.请各学院负责新生档案的老师加入学生档案工作QQ群:575143267

 

                                                         档案馆

                                                      2017年11月6日

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