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湖北省归档文件整理实施细则
2015-04-03 10:35   审核人:

鄂档规〔2011〕7号

湖北省档案局关于印发《湖北省归档文件整理实施细则》的通知

各市、州、县档案局,省直各单位、各大专院校、各大型企事业单位档案部门:

为了进一步规范湖北省归档文件整理工作,更好地适应信息化条件下机关档案管理工作的需要,根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)和《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)的规定,结合湖北省实际,省档案局在广泛征求意见的基础上,对《湖北省归档文件整理实施细则》进行了修订,现印发给你们,请认真组织实施。

2010年以前形成的归档文件,在完成档案数字化后已采用梯形无酸牛皮纸封套袋装的,是否改用线装,由各单位根据实际情况确定。从整理2011年形成的归档文件开始,应严格按照本细则规定的方法装订。今后组织开展档案数字化工作,应按新要求统筹安排装订工作。

二○一一年八月八日

湖北省归档文件整理实施细则

(2001年制定,2011年第一次修订)

第一条 为了进一步规范归档文件整理工作,更好地适应信息化条件下机关档案管理工作的需要,根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)和《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)的规定,结合湖北省实际,制定本实施细则。

第二条 本细则适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位(以下简称“机关”)。企业可参照执行。

第三条 本细则所称归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。

第四条 归档文件的整理原则是:遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。

第五条 归档文件质量要求

一、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。

二、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。

三、破损的文件进行了修复。

第六条 归档文件按照分件、装订、分类、划分保管期限、排列、编号、编目、装盒的步骤进行整理。

第七条 办理完毕的归档文件,以“件”为单位集中。一般一份文件为一件;在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件。

单份文件的正本与定稿为一件,正文与附件为一件;字迹模糊或褪变的文件应进行复制,原件与复制件为一件;报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册(本)为一件;简报一期为一件;会议记录一份或一本为一件。

办理同一事由工作形成的有密切联系的文件,如请示与批复、转发文与被转发文等,一组为一件;开展专项活动形成的系列文件,可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件。

“件”内文件一般按照形成时间排序,有结论(果)的,应将结论(果)前置。同一份文件的正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;复文(结论)在前,来文(或去文)在后。

多种语言分别书写的文件,无特殊规定的,中文(汉字)在前,其它语言在后。文件处理签随文件一并归档,发文处理签排在正本之后,定稿之前;收文处理签排在收文之前。

第八条 归档文件在进行数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装,完成数字化处理后可采用扎线装订;向国家档案馆移交的档案,应当采用扎线装订。扎线不得使用化学线。装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物。书刊等印刷出版物可保持原装订。

第九条 装订后的归档文件,应当以件为单位,用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号,空白页不编号。

编有文件页码的单份文件为一件的,可不再编制页号。页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。

第十条 归档文件一般采用“年度—机构(问题)—保管期限”三级分类。档案数量少的机关可采用“年度—保管期限”两级分类。同一立档单位的分类方法应保持稳定。

归档文件按照文件办结年划归年度。当年办结的文件归入文件形成年;跨年度办结的文件,如请示与批复、转发文与被转发文等,归入办结年;开展专项活动形成的系列文件,可按活动阶段归入办结年;跨年度的会议文件,归入闭幕年;没有批复的请示,归入形成年。

采用内设机构分类的机关,两个机构共同办理的文件,分入主办机构。临时工作领导小组形成的文件,分入领导小组办公室挂靠机构。

第十一条 归档文件按照经档案行政管理部门或上级主管机关审核批准的《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》划分保管期限。保管期限分为永久和定期两种,定期又分为30年和10年两种。

第十二条 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由(问题)结合时间(办结时间)排列。相同保管期限的会议文件、统计报表等成套形成的文件应排列在一起。

第十三条 完成分类排列的归档文件,以件为单位,在文件首页上方空白处加盖归档章,编制档号。

归档章的项目包括:全宗号、年度、机构(问题)、保管期限、室编件号、馆编件号6项。其中,年度、保管期限、室编件号必须填写;全宗号、机构(问题)名称及馆编件号根据立档单位的实际,有则填写,无则空缺。归档章格式见附件图示1。归档章各项目的填写方法如下:

全宗号:填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的全宗代号。

年度:填写文件材料的分类年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2010”。

保管期限:标注归档文件保管期限的全称或代号。使用代号时,可用“Y”代表永久,“30”代表30年,“10”代表10年。

室编件号:由档案室填写归档文件在同年度、同机构(问题)、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级类目内,从“1”开始逐件编流水号。

馆编件号:在档案移交进馆时,按进馆要求填写。

机构(问题):按组织机构分类的,填写机构的全称或规范简称;按问题分类的,填写问题(职能)的分类名称。

第十四条 归档文件应分年度、分保管期限编制归档文件目录。目录式样见附件图示2。目录填写项目有件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注7项。填写方法如下:

件号:逐件填写室编件号。

责任者:填写文件的署名者或发文机关的全称或规范简称。组合件填写本件第一份文件的责任者。

文号:填写文件制发机关的发文字号,包括机关代字、年度和顺序号。组合件填写本件第一份文件的文号。

题名:填写文件标题。文件没有标题或标题不规范(无检索意义)的,应根据文件的内容和形式特征自拟题名,补齐责任者、问题和文种等相关内容,使其具有检索意义。“责任者”应著录发文机关的全称或规范简称;“问题”应揭示文件的主题;“文种”应著录规范名称。组合件填写本件第一份文件的题名。自拟题名两端应加方括号“[]”。如:“[湖北省××局关于召开市、州、直管市、神农架林区××局局长会议的]通知”。

日期:填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯数字标注年月日,如“20110616”。一行写不下时,可分两行书写。

页数:填写每一件归档文件(包括来文、复文、发文定稿和文件处理签等)的总页数。

备注:填写对归档文件的简短说明文字,如与其它相关档案的参见号、文件缺损情况等。备注栏写不下时,可注明“见备考表”,并在备考表中说明。

归档文件目录应装订成册,一年一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。目录封面格式见附件图示3。

第十五条 编目完毕的文件按室编件号顺序装入档案盒。不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒中。档案盒应釆用无酸纸制作,由档案行政管理部门统一监制。档案盒式样见附件图示4。档案盒封面应标明全宗名称,盒脊或底边填写项目有全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号6项。填写方法如下:

全宗号:同归档章填写方法。

年度:填写文件材料的分类年度。

保管期限:填写盒内文件的保管期限。分为永久、30年、10年三种。

机构(问题):同归档章填写方法。

盒号:档案室用铅笔填写档案盒的排列顺序号;移交进馆的,按进馆要求填写。

起止件号:填写盒内归档文件的起始和终止件号,中间用“—”号连接。

第十六条 每个档案盒内均应在文件末尾放置备考表。备考表格式见附件图示5。备考表填写项目有盒内文件情况说明、整理人、检査人、日期4项。填写方法如下:

盒内文件情况说明:填写盒内归档文件的数量、缺损、修复、移出、鉴定、销毁及对特殊文件的说明等情况。

整理人:填写整理该盒归档文件的人员姓名。

检查人:填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名。

日期:填写归档文件整理完毕的日期。

第十七条 实行无纸化办公的机关,应当输出纸质文件,办理审签手续后加盖印章,与电子文件一并归档。纸质归档文件整理完毕后,应当进行数字化处理。具体办法另行规定。

第十八条 本细则由湖北省档案局负责解释。

第十九条 本细则自发布之日起执行。原《湖北省归档文件整理实施细则(试行)》(鄂档〔2001〕45号)同时废止。

附件:

归档章、归档文件目录、档案盒及备考表格式

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